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OA合同管理+项目管理+票据管理

2019-11-16 15:57浏览数:722
文章附图


合同管理

合同模板:提供参考合同模板库,也可以制作自定义合同模板,统一合同基础信息管理。

合同订立与审批:提供参通过对合同的发起,制订合同履行标准,审批流程,将付款计划与项目计划传递给相关部门,实现后续合同的执行工作考合同模板库,也可以制作自定义合同模板,统一合同基础信息管理。

合同执行:所有业务的合同归口,将按收付款计划自动生成的合同和其它单一业务涉及的合同融入到合同管理模块当中。

合同变更:业务在开展过程中存在变化,例如合同的追加,合同内容的调整等,因此在合同执行过程中一个很重要的工作就是合同变更。

合同归档:自动归类归档,利于体系化管理,并通过权限进行有限查看。

合同台账:支持多种报表展现形式,能够根据权限控制合同信息的展现内容

合同报表:根据权限设置合同报表统计、查询权限,自动得出合同报表。

合同模板

合同管理应用包含4个模块,如下图所示


合同订立与审批

1、合同订立

以合同信息管理为核心,包含合同审批、合同收款、合同付款、合同变更、合同补充、合同状态变更与评估等功能,覆盖从合同签订、履行、款项收付到履约结束的合同全生命周期。通过规范单位、企业合同的签订和履行,有效防范风险、优化管理、降低成本、提高效益,解决合同管理过程中审批过程繁冗、各环节数据一致性难保证、收付款进度控制困难、缺少预警机制、信息汇总不便等问题。

2、合同审批

对合同的基本信息(名称、类型、项目等)、详细信息(合同相对方、标的、合同金额、履行期限等)、 收款信息(款项内容、应收日期、应收金额等)、付款信息(款项内容、应付日期、应付金额等)等进行审批、实现合同档案的建立。

支持自动检查所填写的内容是否正确并提示用户、有误时能阻止流程的发起或处理;

支持合同审批流程中、经办人核定通过后创建合同档案;

支持合同审批流程中、经办人核定通过并选择使用印章时自动发起印章使用流程;

支持审批流程结束后更新合同签订、生效、送达、归档日期和风险等级等内容。

合同执行

1、合同变更

合同执行过程中需要对合同内容进行变更时,经办人根据实际情况填写需要变更的信息(金额、履行期限、收款信息、付款信息等)并上传变更合同的送审文档,经相关部门及管理者审批后,经办人根据审批意见修订合同文本并记录修改情况,上传变更合同的正式文档。相关人员打印正式文档并签章后,经办人记录变更合同的签订、生效、送达、归档日期,之后相关的变更内容保存到对应的合同档案信息中。

支持自动检查所填写的内容是否正确并提示用户,有误时能阻止流程的发起或处理;

支持选择合同后,自动读取所选合同的相关信息;

支持经办人根据合同变更情况自主选择是否变更合同风险;

支持合同变更审批流程中,经办人核定后即更新合同的变更信息(金额、履行期限、收款信息、付款信息等),同时增加该合同的变更次数;

支持合同变更审批流程中,经办人核定通过并选择使用印章时自动发起印章使用流程;

支持合同变更审批流程结束后更新合同签订、生效、送达、归档日期等内容。

2、合同补充

合同执行过程中需要对合同进行补充时,经办人根据实际情况填写需要补充的信息(补充原因、补充内容等)并上传补充合同的送审文档,经相关部门及管理者审批后,经办人根据审批意见修订合同文本并记录修改情况,上传补充合同的正式文件。相关人员打印正式文档并签章后,经办人记录补充合同的签订、生效、送达、归档日期。

支持选择合同后,自动读取所选合同的相关信息;

支持经办人根据合同补充情况自主选择是否变更合同风险;

支持合同补充审批流程中,经办人核定后自动增加该合同的补充次数;

支持合同补充审批流程中,经办人核定通过并选择使用印章时自动发起印章使用流程。

3合同状态变更与评估

合同执行过程中,因故需要解除或中止合同,此时需要进行合同状态的变更。

合同按约定的内容和时间执行完成后,合同需终止。此时合同经办人可以选择评估人员对合同相对方进行信用评估并对合同履约情况加以总结。

支持选择合同后,自动读取所选合同的相关信息;

支持合同中止时,经办人根据合同执行情况自主选择是否变更合同风险;

支持流程结束后增加该合同的状态变更次数记录。

合同变更

合同执行过程中需要对合同内容进行变更时、经办人根据实际情况填写需要变更的信息(金额、履行期限、收款信息、付款信息等)并上传变更合同的送审文档、经相关部门及管理者审批后、经办人根据审批意见修订合同文本并记录修改情况、上传变更合同的正式文档。相关人员打印正式文档并签章后、经办 人记录变更合同的签订、生效、送达、归档日期、之后相关的变更内容保存到对应的合同档案信息中。

支持自动检查所填写的内容是否正确并提示用户、有误时能阻止流程的发起或处理;

支持选择合同后、自动读取所选合同的相关信息;

支持经办人根据合同变更情况自主选择是否变更合同风险;

支持合同变更审批流程中、经办人核定后即更新合同的变更信息(金额、履行期限、收款信息、付款信息等)、同时增加该合同的变更次数;

支持合同变更审批流程中、经办人核定通过并选择使用印章时自动发起印章使用流程;

支持合同变更审批流程结束后更新合同签订、生效、送达、归档日期等内容。

合同归档

合同管理模块能够自动归类归档,利于体系化管理,并通过权限进行有限查看,把企业资产完全沉淀和保留下来。


合同台账

在合同订立的过程中,需要填写合同主体信息,合同产品和服务的信息,以及付款条件和相关约定等。这些信息在合同订立过程中非常重要,系统支持多种的条件校验手段,同时通过业务层和管理层的共同审定,降低合同履行风险,形成合同台账。

合同报表

1、 查询报表

内置的查询报表及其功能如下、均可根据实际需要调整修改。

① 查询部门合同信息:卡片查看部门经办合同的基本信息、默认点击后可查看合同完整信息。

② 查询合同信息:卡片查看合同的基本信息、默认点击后可查看合同完整信息。

四、合同管理应用(A8+)功能简介

2、 统计报表

内置的统计报表及其功能如下、均可根据实际需要调整修改。

① 按月统计合同收款:按月统计合同的应收金额与实收金额、默认显示折线图。

② 按月统计合同付款:按月统计合同的应付金额与实付金额、默认显示折线图。

③ 按年统计合同收款:按年度统计各部门经办合同的应收金额与实收金额、默认显示统计表。

④ 按年统计合同付款:按年度统计各部门经办合同的应付金额与实付金额、默认显示统计表。

⑤ 按年统计合同收付款:按年度统计各部门经办合同的应收金额、实收金额、应付金额、实付金额、

默认显示统计表。

⑥ 按状态统计合同数量:按合同状态统计合同数量、默认显示饼图。

⑦ 按类型统计合同金额:按合同类型统计合同金额、默认显示柱状图。




















项目管理

概述

项目(Project)是为创造独特的产品、服务或成果而进行的临时性工作(《PMBOK》的定义)。 项目在一定时间、成本、人力资源、环境等约束条件下,为了达到特定的目标所从事的一次性任务。例如:一次市场活动;协同管理平台建设项目;研发某新产品的项目;高新科技园区建设工程项目;某公募基金产品开发项目。


项目的三大特性是:临时性、独特性、渐进明细。渐进明细的特性在中大型项目、某些专业领域项目中显得格外突出。

“事”是项目的过程和目标,其诸多因素存在“不确定”、“会改变”的特征。对“人”的组织与协作是否得当势必影响“事”的成败与否。项目涉及的人数不少、人员异地分布、办“事”时间不一致等情况下,对项目管理需格外重视组织与协作。

    协同项目管理平台与传统项目信息系统相比较有许多先进性,例如:

提供更多的信息交流工具与方式方法,依照项目管理沟通体系的制度规范,帮助“人”高效能地开展沟通,有利地支撑项目计划、组织、指挥、协调、控制。诸如会议管理、公告发布、文档分享、知识传播、自由协同、移动拍照等信息交流工具可以对项目组织与协作管理的各项事务给与强有力的落地保障。

协同项目管理的特点是以流程管理为核心,覆盖项目生命周期(PLC)全过程,贯通各类事务型工作,满足财务业务一体化管理,并且能与企业经营管理其他职能、业务板块横纵互通。企业可通过计算机网络、移动网络连接客户、业务伙伴、供应商、社会公众。


协同项目管理体系设计

协同项目管理的核心思想:以人本管理为核心理念,对项目组织进行规范化、流程化的管理制度设计、贯彻、执行、监督、评审与优化,辅以知识积淀与文化建设,并提供各种信息交流工具促进项目组织的工作效率与管理机能提升。

协同项目管理信息系统以PMBOK知识管理体系作为管理模型与应用框架。企业可以结合行业特征、自身的管理特点对系统功能进行优化与补充。


标准应用框架分为三个标准应用层:目标管理、过程管理、项目管理。三层关联配合,下层应用支撑上层应用,上层信息是下层信息的归集。

理解项目目标管理

项目目标管理包括:任务管理、进度管理、成本利润管理、质量管理、人力资源管理、沟通管理、风险管理、采购管理、干系人管理。

目标管理的内容是目标信息集。目标信息集由过程管理中设置的相关功能、流程进行导入、导出、新增、修改、删除、读取、版本归档、授权,也可以按用户操作的便捷性要求设置为直接对目标信息集合进行操作访问。目标信息集以数据表单、范文模版、文档等形式保存在系统中。

沟通管理的各种信息化沟通工具(公告、公示板、网络会议、email、协作流程等),在电脑端与手机端略有不同。例如:手机端支持GPS定位、照片拍摄等。沟通工具对项目信息公布、事项传达、状况跟进、结果反馈、思想交流等管理活动带来了高效、便捷的新工作方式。


干系人(涉众)管理指与对项目相关的各方人员,甚至会涉及到政府、媒体、公众,均作为项目管理目标去采集其信息、分析其影响项目成败的责权、利害因素,作为项目综合决策支持的参考依据。

理解项目过程管理

过程管理实质上就是流程管理,分为四个作业类过程(启动过程、规划过程、执行过程、收尾过程)和一个管控类过程(监督过程)。作业类过程主要是表单流程、模版流程的方式实现流程化的过程管理,并配以相关的信息表、文档库。管控类过程主要以查询、统计、消息提醒等方式获取作业过程的相关管控要素,并通过表单流程、模版流程等方式提醒、干预、决策作业过程的具体事项。管控要素可依照企业内控体系与项目管控特点做灵活配置。

在收尾过程中可以导出两类信息集:最终成果信息集、过程资产信息集。它们等同于“工作目标”和“工作方法”的概念。系统通过版本管理来记录他们的历史版本。默认情况下,系统中设置为辅助作用的“工作目标”不会自动输出到最终成果信息集中,需在收尾过程中人工选择输出。


一、最终成果信息集,默认是指存储在协同项目管理平台中电子版交付物的最终版本,并且“是否为交付物”的属性为“是”。用户获得特殊授权后,可以突破此限制。例如:系统已经生成了最新版的《软件测试报告》,默认情况下不会将老版本的《软件测试报告》自动输出到最终结果信息集中。

二、过程资产信息集,项目管理过程中指定的各种规章制度、指导方针、规范标准、操作程序、工作流程、行为准则和工具方法等。系统本身就存储了项目大多数的电子版过程资产,非电子版本的过程资产可人工录入罗列到《过程资产清单中》。系统中的各类过程资产可以对每个项目进行差异化配置,成为不同版本的项目管理办法。后续介绍的行业应用解决方案就是采用此技术机制在标准项目管理应用框架上进行了行业化的改造。

简单项目只有一个阶段,阶段中包括了上述的5中过程管理。系统可为复杂项目设置多个阶段(可实现多阶段管理模式、多阶段交替管理模式)。多阶段管理功能用于分类汇集和管理每个阶段相关过程、目标的各类信息。

设计目标与过程的协同模型

项目基本管理目标与扩展管理目标在项目过程内、过程之间以流程化管理方式进行协同管控。基本管理目标是项目任务、项目成本等,扩展管理目标是投标书、合同等(需结合企业业务特征与项目管理特点的项目管理体系做调整)。


标准项目管理规范对目标在各过程中所需开展的项目任务的定义:

 设计多项目协同模型

多个相关的项目需整体协同管理,也称之为项目集协同管理。多个相关的项目集整体需协同管理,也称之为项目组合协同管理。例如,承办奥运会。


对项目组合、项目集、项目管理的整体协同管理是流程化的协同方式:

优化项目组织与企业组织的协同关系

在协同管理平台的系统管理中设置的是基于行政架构的层次型企业组织模型,它与项目组织管理有密切联系与显著区别。常见的企业组织与项目组织的协同管理边界如下图所示,包括职能型、矩阵型、项目型、混合型。

 在职能型组织架构中,各部门经理承担项目协调的角色。企业会临时设定一名项目总负责人,部门经理将任务分派给部门职员。项目管理体系需借鉴、融入、引用企业管理制度。


 在矩阵型企业组织中,企业管理制度与项目管理制度较完善。项目成员从各业务职能中调动、组队。存在项目经理与职能经理权责交叉的特征,需进一步分析、界定彼此工作权责的界限,对管理制度流程做精简优化。


 在项目型企业组织中,项目管理制度流程较完善。通常,企业另外设有行政、人事、财务、信息、审计等基本管理职能。它们与项目部门独立并存,有相关制度流程,需与项目管理制度流程整合。


项目管理制度流程很难做到体系化的全面设计。通常以企业管理制度流程为参照规范。




项目组织是企业组织的子系统。通常企业高层岗位、基本管理职能不在项目组织内,因而项目管理体系是企业管理体系的子体系,既有联系又有区别。

项目组织的各类管理活动总体上都是流程管理。包括项目整体流程(即各阶段的主流程)、各过程的各类管理流程、甚至会细化到各任务的具体管理流程。这些流程与企业常规管理相比较,更具动态变更的特征,需依照项目进展状况做到即时调整、完善。可使用自由模版流程对临时性、未规范化的项目活动进行协调、协作、报批。对项目管理经验进行总结提炼,进一步设计出项目管理活动中 可规范化的、常态化的关键制度流程以完善企业管理制度。

掌握项目整体管理的要点

项目整体管理的要点包括以下方面:项目看板、项目权限、项目变更、综合决策支持。项目看板设计,可按项目整体、某个阶段、某个过程进行信息过滤输出给有相应权限的用户。通常,项目看板具有较强的个性化特征,依照相关岗位可访问的项目信息的权限以多视图(即多页签)界面效果呈现给不同的用户。下图示例了同一个项目看板于业务岗位、财务岗位所呈现的不同内容部分:


对项目管理进一步扩展,可包括:客户关系管理、项目销售管理、项目招投标管理、项目合同管理、供应商关系管理、运维服务管理等。用于构建项目前期、后期的业务与与项目一体化管理。

协同项目管理平台

协同项目管理平台(标准版)功能模块包括:销售管理、投标管理、合同管理、立项启动、项目计划、任务汇报、成本费用管理、材料管理、采购管理、收尾关闭、项目报表、项目门户、制度公告、信息公布、沟通协作、项目文档、知识管理等。

项目门户空间

项目门户空间,可任意设置的各栏目板块的内容及其布局,可穿透查询到更详细的关联信息。可为内部人员、外部人员(客户、供应商、外聘专家等)配置不同的项目门户空间。

 项目销售管理

销售管理模块的主要作用是对项目销售过程进行管控。包括客户基本档案、商机信息、商机跟进等。


企业可以按实际管理需求配置流程表(用于审批、申报、交办等各类流程化操作的表单与范文模版)与信息表(用于记录/档案/台帐等非流程化的数据管理),各类表单的流程与数据可以整合为一个完整的管理信息系统。配置过程为所见所得的效果,同时支持电脑端和手机端应用。

平台提供项目销售管理门户。可以对销售人员、销售主管、分管销售的领导等岗位自由设置不同的销售管理门户内容,呈现相关的查询、统计、待办销售工作等。


项目立项管理

项目启动过程的关键流程示例:项目立项申请流程。可以按企业实际管理规范分别配置预立项审批与正式立项审批。通常预立项是指销售合同签订前的业务立项,其后会开展招投标、签署合同等活动。待合同签订后可以对预立项的项目进行正式立项,此刻销售部门会对项目部门进行前期工作交接。


下图为企业按实际管理需求增加的项目部设立申请流程,用于在项目立项后正式通知项目组织的设立。


项目投标管理

项目投标管理包括:投标申请、相关资质档案管理、保证金申请与返还、竞争情报录入等关键管理活动。企业可以按照实际管理规范调整后的保证金表与审批流程:


企业可以按照实际管理规范增加相关的管理表单与流程:

 项目合同管理

项目合同管理包括:合同审批、合同台帐、合同明细。合同类型可以为框架性合同、常规合同、委托书。合同明细用于对项目执行过程中对甲乙双方的合同履行过程进行管控、提醒。下图为按企业管理规范配置的实际合同审批表。

合同审批表通常采用纯表单样式或范文模版样式,且需要上传附件。关键合同信息(如甲方、金额、时间等)在两种样式中自动同步。


项目合同管理可呈现合同管理专用门户空间,用户按权限一览相关项目合同的执行情况:


项目计划任务管理

项目计划过程的流程示例:项目计划审批流程。项目计划可用WBS树逐级定义(如:项目、子项目、阶段、子阶段、任务、子任务等)。任务执行状况填报后自动反馈给上级。


在各行业领域中,各企业实际管理规范对项目计划任务的管理细则差异较大。企业通常需自行配置个性化的管理表单。下图示例了某企业研发项目的计划任务编制与报告评审:

 项目成本费用管理

项目执行过程的流程示例:项目阶段费用审批流程。


各企业对项目成本费用的管理制度有较大差异,通常需结合行业特点、企业管理制度做调整配置:



项目材料管理

项目材料管理是可选功能模块。此模块与项目执行过程的诸多功能模块密切相关,包括材料的采购入库、库存盘点、领用出库等管理流程。下图示例了对已使用材料的查询统计。


企业若无ERP或进销存系统,可在本平台中实现完全适合自身管理特点的项目材料管理模块。下图示例了某企业在本平台中将项目材料管理与直接成本管理进行一体化核算与流程管控,并进一步将工具、固定资产、租赁机材的业务管理与财务管理全部通过本平台进行扩展配置:


企业若有进销存系统或ERP,可通过整合技术将进销存系统或ERP的材料库存、材料采购等业务数据与本平台做集成,形成更完善以项目管理为主线、具有流程管控、可进行财务业务核算的全面解决方案。

项目采购管理

项目采购管理一般是在项目正式立项后进行,也有企业在项目正式立项前开展必要的前期采购活动(如:材料询价、前期业务中样品制作所需的材料采购)。 采购管理包括供应商基础档案管理。采购管理的总体过程是:请购、询价、订购、验收、付款。



 项目收尾管理

项目收尾过程的流程示例:项目验收审批流程。


下图示例不同企业在项目验收工作的调整配置的专业要求规范:

 项目报表管理

项目报表管理支持各类图形报表、数据报表。企业可以将各类报表进行用户权限设定并配置到项目门户空间中:





各行业领域项目管理应用

行业应用层是针对不同行业领域扩充专业的项目管理解决方案:

* 按行业分类 - 房地产开发项目、工程设计项目、工程施工项目、装潢装修项目、展会项目、项目、勘探项目、基金产品开发项目、医药研发项目、制造业业务项目(DTO、MTO、ATO业务模式)等;

*  按职能领域 - 市场活动项目、开店项目、IT建设项目、投资项目等。

各行业、各职能领域的项目管理侧重点、深浅度有一定差异,且需结合企业管理诉求的“轻重缓急”做整体规划、分布实施。

下表举例部分行业建设协同项目管理平台的建议性参考标准:

行业/职能领域

建设阶段及内容

工程施工项目

第一阶段:关键要素管控

关键信息:客户档案、项目档案、进度计划、技术交底记录、成本预算、工程结算、工程决算、人力资源档案、供应商档案、项目文档;

关键流程:投标审批、立项审批、合同审批(项目合同、分包合同、采购合同等)、进度计划审批、技术交底审批、采购审批、采购付款审批、变更签证流程、工程整改审批、验收审批;

后续阶段:完善信息与流程一体化管理,实现项目全程精细管理

市场管理、客户管理、销售管理、投标管理、项目计划管理、成本管理、合同管理、材料管理、费用管理、资金管理、质量管理、维保管理、项目报表

展会项目

第一阶段:关键要素管控

关键信息:客户档案、项目档案、前期成本预算、布展前成本预算、项目成本决算、供应商档案、人力资源档案、项目文档;

关键流程:立项审批、合同审批(项目合同、劳务合同、采购合同等)、成本预算申报、成本决算申报、采购审批、采购付款审批、合同外采购与服务审批、验收审批;

后续阶段:完善信息与流程一体化管理,实现项目全程精细管理

市场管理、客户管理、销售管理、项目计划管理、合同管理、场地管理、水电管理、材料管理、保洁管理、安保管理、成本管理、费用管理、资金管理、项目报表;


企业可以在协同项目管理平台中进一步扩充与深化应用,实现项目前、中、后期的一体化业务协同管理。

延伸上下游业务:客户管理模块深化为客户关系管理模块(CRM),客户方可通过“客户门户”与企业开展在线业务协作;供应商管理模块深化为供应商关系管理(SRM),供应商可通过“供应商门户”与企业开展在线业务协作。

深化内部管理:在协同管理平台中部署库存管理模块、物资设备管理模块、物流管理模块等,与协同项目管理系统实现更精细化的业务协作;可以与企业ERP、SCM等系统进行集成整合。

联动后期业务:在协同管理平台中部署运维服务系统、经营管理系统,与协同项目管理系统构建一体化的业务协同平台。

信息整合

专业项目管理软件侧重于专业领域的财务与业务一体化核算,可与协同项目管理平台进行流程、数据、消息、门户等技术整合,构建起全项目生命周期的流程一体化管控与财务业务一体化核算的信息化管理平台。

协同管理平台相对传统BPM软件(侧重于较稳定的、刚性的企业管理流程)来说具备更完善、更先进的技术优势,可同时实现刚性与柔性的流程管理机制,称之为二元化工作流程(获得国家专利),可适用于企业管理流程与项目管理流程的全面体系化建设

方案价值

协同管理思想是以人为本的管理文化和组织协作精神。协同项目管理平台是将这管理思想给予解读、贯彻、实践、总结的信息化工具,其建设与应用价值有两层意义:

(一)创新经营与敏捷业务

项目管理水平影响到企业经营的开源与节流、关系到产品服务是否能赢得客户青睐。从项目的内部协同管理、产业链协同到“互联网+”的社会化协同是的客户企业已经在探索和迈进的新发展道路。

协同管理一定能为企业带来创新的经营模式、敏捷的业务能力。

(二)卓越组织与智慧企业

对项目组织进行规范化、流程化、信息化的协同管理机制建设只是一个开端。它带来了一整套包括理念、体系、方法和执行工具的管理方案,它会驱动整个企业组织自发的、持续的进行管理机制完善与管理机能提升,它是推动企业软实力建设的协同引擎


票据管理

智能收票:自定义票据分类,分门别类的对票据进行预归档,准确记录票据状态

票据上传方式:①电脑端上传 ②手工输入 ③手机端上传

票据的验重验真:验重机制用于防止同一张票据重复在不同的报销单上使用。验真机制仅用于增值税发票,当票据验重通过后,会调用省税务局接口完成验真。

票据预警与控制:发票有效期控制,发票报销日期预警,发票关键字预警,发票连号预警,发票核销管理。

智能收票

在报销的过程中,首先要取得票据,然后填报单据进行报销,业务人员面对不同的开票平台,尤其是电子发票,要到各个平台或邮箱中一一查找、下载、保存,非常麻烦,而在票据保管方面,大多数人也都比较凌乱,甚至不晓得哪些已报,哪些未报,个人票夹的设计可有效解决用户对于电子发票的收集与保管问题。

个人票夹可自定义票据分类,分门别类的对票据进行预归档,如车票类、机票类、餐饮类、商品类等

准确记录票据状态,在报销单填报时,可过滤掉已被报销单调用过的票据,避免干扰票据的选择。

未使用状态:表示该票据可以被单据调用进行报销。

待核销状态:表示该票据已被单据调用但尚未完成审批。

已核销状态:表示该票据已被单据调用且完成审批。

已支付状态:表示该票据已被单据调用且完成审批,出纳已支付。

上传方式

电脑端上传

例如:(1)打开“费用报销单”

PC端登录协同、在“个人空间”下的“财务单据”中、选择“费用报销单”、如图红框所示:

 2表单填写注意事项

 3报销单上传电子发票——点击表单中的“发票上传”字段选择发票上传、如下图所示:

  在弹出的发票选择界面中、有“扫一扫”、“OCR”“个人票夹”、“发票信息”

1.扫一扫:主要用于PC端配置扫码枪硬件设备后、通过扫码上传发票信息到表单中

2.OCR:商家开具的pdf格式的电子发票以及其他发票通过拍照生成的图片文件

3.个人票夹:通过“个人票夹”功能预先验证通过并存储在票夹中的发票、在报销时可直接调用

4.发票信息:手工录入发票关键信息完成验证与上传

4验证成功返回发票信息——发票上传过程中、先通过系统验证该发票有无重复报销、再通过省税务局云端验证平台验证该发票真实性;验证通过后、发票上传表单、同时将“发票金额”自动带入“本次报销”字段


双击下图中的“图片”、可以按原票样式弹出发票内容、点击发送完成审批——审批过程中、处理人均可双击该字段按原票样式查看发票内容


验证失败返回提醒信息——表单发送后、重新打开一张“费用报销单”、选择刚才那张上传成功的发票、演示发票被重复报销后验证失败的场景

 2、手工输入

手机端上传——下载与配置APP——请在手机端下载M3移动端(http://m3.seeyon.com)、按下图完成配置后登陆M3。   M3登录配置:ys.lexmis.com    端口9999



2、发起“费用报销单”

在“工作台”-----“个人信息门户”-----“我的模板”、打开“费用报销单”、点击“发票上传”控件。


          

(1)点击“选择发票”、进入“个人票夹”界面、选取已上传到个人票夹中的发票即可。


      

(2)点击“扫一扫”、摄像头对准电脑上的电子发票的二维码、解析后自动返回验证结果并回写表单。


(3)也可以通过选择票据图片或者拍摄票据图片进行上传发票。


(4)点击“查看发票”、可以看到发票的基本信息、尝试用查看原图、可以查看到原始的图片内容(如果是拍照上传的话)


      

3、在M3手机移动端展示个人票夹管理——登录M3、在“工作台”——“票据管理”应用点击票据管理进入个人票夹、完成发票二维码扫描验证上传、原发票样式查阅、请按照下图红框内标识的操作完成演示即可。


    

一键收票:一键采集外部发票信息、使用前需要先在个人设置中填写个人手机号码、直接保存。然后在手机应用商店下载票税宝APP。如果需要注册、按照提示操作即可。点击一键收票后启动票税宝、选择微信、支付宝、滴滴等、自动获取发票信息、并一键导入到个人票夹,对接各类商家开票平台、各个平台已开具的票据可自动提取到个人票夹

出行类:滴滴、ETC、南航

购物类:京东、淘宝、苏宁

商旅类:携程

平台类:微信、支付宝

邮箱类:QQ邮箱、网易邮箱

短信取票:复制粘贴轻松取票





   

票据的验重验真

1、票据验重

验重机制用于防止同一张票据重复在不同的报销单上使用,每一张票据使用后,都会形成唯一的标识,当检测到已报销的票据被重复使用时,系统会阻止并给与提示,发票此刻的报销状态,已被那张报销单调用将一目了然。如图:


2、票据验真

验真机制仅用于增值税发票(其他票据种类国家尚未建立验证平台),当票据验重通过后,会调用省税务局接口完成验真,当检测到该发票为虚假发票,发票已作废的情况,系统过会阻止并给与提示,如图:


票据的预警与控制

发票有效期控制:

通过系统参数设定,可以控制发票开具后必须在规定时间内报销

发票报销日期预警:

通过系统设定,可以实现凡在设置日期范围内开具的发票均进行预警,如节假日期间开具的发票。

发票关键字预警:

支持根据财务制度自动预警发票敏感字,比如设定烟酒敏感字,凡是发票开具内容有烟酒的发票将会自动预警,内控发票管理轻松实现。

发票连号预警:

系统可以自动识别发票编号,如发现多张发票号码连号将自动预警。