营销: 020-29870376     服务: 020-34516670      24H: 18028087878(微信同号)

综合办公平台手册

2019-11-15 15:20浏览数:661
文章附图


    综合办公平台

文档中心

文档中心是进行各种知识沉积过程,具体指对现有的文档知识进行收集、整理、分类和管理的过程。它通常包含了隐形知识显性化和显性知识综合化这两个模式的知识转化。并通过借阅、发送、订阅等方式进行知识的利用。


Ø我的文档:存储用户个人的文档,提供文件夹的建立,文件的建立、修改和查询

Ø单位文档:存储单位的文档,提供文件夹的建立,文件的建立修改和查询。

Ø项目文档:增强对项目的管理,对项目文档进行独立的分类,形成以项目负责人为主导的项目文档管理体系

Ø公文档案:公文档案用来进行公文文档的存储、归档,由公文档案库管理员进行管理。

文档中心在帮助企业知识管理过程中具体可以实现:

Ø集中式文档分类管理。单位的重要文件和工作流程信息在单位服务器中统一存储、管理和备份。

Ø提供文字、图像、音频、视频文件的录入和管理功能。

Ø文档管理按权限进行设置,分别为读权限(查看)、写权限(归档)新建权(可建子目录并拥有该子目录管理权)、管理权(读/写/增/删/更名/移动/授权)。

Ø文档管理系统采用类WINDOWS资源管理器结构进行管理,实现一体化的分级文档管理。


Ø支持文档管理权限分级授权,每个文件夹都可以指定管理员。可以按组织结构进行分级授权,设置各部门独立保留自己的文档,也可借阅、共享给共他部门。

Ø文档管理系统包括个人文档、单位文档、项目文档、他人文档、借阅文档、综合查询等功能划分。

Ø支持文档管理的版本控制,可对文档夹中的文件直接下载修改后回传,在下载修改期间,对该文件进行锁定,禁止其他人下载修改。

Ø支持大容量主题词文档检索功能,支持模糊查询、组合条件查询等。

Ø支持与第三方档案系统集成,支持将组织的知识文档归档到第三方档案系统,如方正、书生、清华同方等档案系统。

高级office套件

office控件高级版+PDF插件:支持Word、Excel、Wps、ET格式的文档编辑、痕迹保留,支持表单签字盖章、公文的文单签批。

文化建设

任何一个组织,都有其内在的文化和价值主张,来凝聚着组织内的人,并且需要通过新闻把这种价值和文化传递出去;一个组织的文化,还可以是一种制度和约束,传达组织内的规章制度、行政公告等,它规范着企业的每一个人;在日常工作中,创建和谐友善的工作环境和交流氛围,丰富业余文化生活,秀出组织的正能量,能有效增强员工的归属感和自豪感,进而增强组织的凝聚力和向心力,同时领导又能及时了解员工的思想动态;组织有时需要通过调查向每位员工或特定群体征集意见,以帮助各项政策的制定修改。这些新闻、公告、讨论、大秀、调查构成了协同管理平台的文化建设。

文化建设是单位内公共信息的发布平台,也是企业员工交流沟通的平台。如企业发布新闻公告、调查,员工回复调查,员工发起一个讨论或者创建一个活动主题。


1.1新闻

新闻是帮助我们可以建立企业信息宣传的窗口,展示行业新闻,建立企业大事记,展示企业合作伙伴的新闻,重大内外新闻等信息。同时可以按照自己的特色建立自己的信息园地。

在信息化建设中,我们提供新闻的编制,摘要,审核新闻,并发送新闻到相应的信息空间。支持集团、单位、部门等多种形式的新闻发布。


Ø新闻互动的点赞和评论功能,使新闻不再以被动的方式去阅读,还是以主动的方式来参与到新闻当中。

Ø可以对版块进行设置,来控制该版块是否允许评论,默认允许。

Ø版块设置为允许评论后,该版块下的新闻在发起的时候还可以单独再次设置是否允许评论以及是否接收新评论通知。

Ø可以对整个新闻点赞、评论以及对新闻下的某个评论进行点赞和评论。


Ø移动端的新闻展示如下:


        

1.2公告

当企业进行各种规章制度,通知等信息的对内发布时,要采用公告形式。对于不同性质的公告可以发布到集团、单位、部门。公告发布的权限是通过权限的设置,以按照职务级别、部门或全部发布公告信息。

发布公告:公告可以按企业、部门和职务级别发布。

查看公告:查看公告,对公告进行发表意见。





1.3调查

系统提供调查功能实现网上调查,在线调查等多项工作的开展。在信息化建设中,我们提供调查项目编制,确定发布范围,是否匿名发布,审核调查,并发送到相应的信息空间;支持调查的填写,评论;支持集团、单位等多种形式的调查发布。


制作调查问卷,支持图片类的题型,图片题型支持每次多选5张图片上传,自动生成5个图片选项,并且可以查看全图。



调查的统计结果结合协同管理平台的组织架构,可以按照部门和岗位进行筛选,让统计结果更易读。


1.4讨论

用于发布讨论贴、查看讨论贴、回复和引用回复讨论贴,以及按条件查找已发布的讨论贴。营造一个相互帮助、相互激励、共同进步的工作氛围。


整个讨论的回复交互方式全新设计,更趋于自由平等的互联网化风格。


同时在发起编辑讨论的时候,提供保存草稿功能,支持预览。


如果发起的讨论当问题解决后可以对讨论进行“结贴”操作,来标识讨论的状态,避免不必要的询问,节省时间,提高效率。


会议管理

Ø会议管理全面移动化,不仅可以在移动端回执会议,还可以发起会议、申请会议室和审核会议室申请,会议提前结束可通过撤销或提前结束释放会议室资源,实现会议室资源最大化利用。

Ø新建会议、回执会议。

Ø申请会议室、审核会议室申请。

Ø撤销、提前结束会议,撤销、提前结束会议室。


        

综合办公

1.1车辆管理

车辆管理是对企业的车辆基本信息进行登记、员工向管理员提出车辆使用申请、通过审批人员审批后,管理员对车辆申请派车并安排出车。主要分为四类操作:1、基础设置;2、车辆使用;3、车辆维护;4、车辆统计。基础设置包括车辆分类的创建、车辆登记、驾驶员登记、审批流程的设置以及到期提醒设置。车辆使用包括车辆申请、车辆审批、派车、出车/归车。车辆维护包含了违章事故、维修保养、年检以及保险的管理。车辆统计分为车辆使用统计、部门用车统计、驾驶员行驶统计和个人用车统计。

车辆登记

管理员选择车辆管理-基础设置,进入车辆分类设置页面,可创建分类,进行授权,在授权范围内的人员,可以申请该分类下的车辆。


在车辆登记页面,可登记新的车辆以及修改以前的数据,可批量导入车辆和批量修改车辆信息。


在驾驶员登记页面,可登记新的驾驶员和修改之前的驾驶员信息,登记驾驶员可选择系统人员和创建自建人员。


在审批流程设置页面,进行车辆申请审批的流程设置,在本次项目中,审批流程设置为部门经理、主管领导、综合部经理、车队主管。流程设置完毕后,普通人员申请车辆,则要通过该流程审批通过后,车辆管理员予以派车。


到期提醒设置页面,可设置车辆保养、年检、保险、驾驶证到期的提醒,到期后,会给对应的管理员推送消息提醒。



车辆申请

车辆申请是各企业内部日常用车申请的审批流程。当企业内部领导或业务人员有用车需求时,发起该流程,在发起流程时,需要说明所需车辆的车型、使用时间、任务内容等,通过审批后,系统会自动向驾驶员发出派工单,同时通知车辆申请人。


流程中的人员进入车辆使用-车辆审批页面下,点击他人的申请记录,进行审批,审批通过后,记录走向下一个审批节点。最后一个节点审批通过后,记录走向车辆管理员。


车辆管理员进入车辆使用-派车页面,选择他人的车辆申请记录,进行派车处理。选择派车并出车,则该申请记录状态为已出车;选择派车,则该申请记录状态为待出车;选择不派车,则该记录被回退,状态显示为派车不通过。


车辆管理员或者驾驶员可最终确认是否派车,然后进入车辆使用-出车/还车页面,选择该记录,进行出车或还车即可。




处理成功后,申请人会收到系统提示,如下所示:


用车完毕后,车辆管理员需要输入使用车的相关情况,并进行还车操作,如下图所示:


车辆维护

在车辆维护部分,可实现对车辆维修申请流程的发起。实现过程与车辆申请类似。除此之外,可支持以下内容的记录。

Ø车辆维修/保养:车辆的维修保养信息。

Ø车辆违章/事故:车辆的违章/事故记录。

Ø保险:车辆保险记录。

Ø年检:车辆年检记录。


统计查询

通过统计查询功能,可完成以下内容的统计:

Ø车辆使用统计:统计本单位当前登录人管理的车辆的使用记录。

Ø部门用车统计:统计本单位所有部门使用车辆的记录。

Ø驾驶员行驶统计:统计本单位驾驶员行驶车辆的记录。

Ø个人用车统计:按照人员统计使用车辆的记录。


办公用品管理

在办公用品管理下可对企业的办公用品信息进行登记、申请、审批、发放等操作。办公用品管理功能模块包括:基础设置、用品使用和用品统计。

办公用品维护

办公用品维护可创建用品库,并授权管理员和适用范围,授权的管理员可以发放该库下的用品,授权范围的人员可以申请该库下的用品。


用品登记页面:点击登记可登记用品,支持批量导入。没有归还的用品,不能删除。


审批流程设置:设置申请审批的节点和人员,同车辆的审批流程设置。


入库记录:可查询当前登录人管理的用品库下用品的入库记录,并能导出打印。


预算维护:系统针对于每个部门的办公用品年度预算进行录入和维护。

办公用品申请

申请人进入用品申请页面,点击申请,弹出申请填写单。该申请单中自动与申请人所在部门的办公用品年度预算关联,在部门预算允许的范围内可继续完成信息编辑,否则弹出提示信息。编辑信息后,点击提交,则申请成功。申请时,只能选择自己有权限使用的用品。


审批流程节点人员进入用品审批页面,选择该申请记录,进行审批处理,选择通过,则记录走向下个节点,选择不通过,则记录回到申请人,状态为审批不通过。最后一个节点审批通过后,记录走向用品管理员。


办公用品管理员进入用品发放页面,选择该申请记录,进行发放处理,选择发放,则记录状态为已发放,选择不通过,则该记录状态为发放不通过。发放时,发放量不能高于申请量。


发放后,用品管理员可在发放记录页面,查询各用品的发放记录。


统计查询

用品统计:统计当前登录人管理的用品库下用品的使用记录。


领用统计:统计当前登录人管理的用品库下用品被领用的记录,可按照部门、人员统计。


办公设备管理

办公设备管理是对企业的办公设备信息进行登记、申请和审核。办公设备管理功能模块包括:设备登记、设备申请(领用/采购)、设备审批、借出/归还及设备统计。

设备登记

设备登记可创建设备库,并授权管理员和适用范围,授权的管理员可以借出和归还该库下的设备,授权范围的人员可以申请该库下的设备。


设备登记页面:点击登记可登记设备,支持批量导入。没有归还的设备,不能删除。


审批流程设置:设置申请审批的节点和人员,同车辆的审批流程设置。


设备申请

以设备领用流程为例。

第一步:申请人进入设备申请页面,点击申请,弹出申请填写单,编辑信息后,点击提交,则申请成功。申请时,只能选择自己有权限使用的设备。



第二步:审批流程节点人员进入设备审批页面,选择该申请记录,进行审批处理,选择通过,则记录走向下个节点,选择不通过,则记录回到申请人,状态为审批不通过。最后一个节点审批通过后,记录走向设备管理员。


第三步:办公设备管理员进入设备借出/归还页面,点击该申请记录,进行借出处理,选择借出,则记录状态为已借出,选择不借出,则该记录状态为借出不通过。借出时,数量不能高于申请量。


第四步:发放后,申请人可以在我的设备下查看当前在借的设备信息。


第五步:借出后,办公设备管理员进入借出/归还页面,点击该申请记录,进入归还处理,可进行批次归还。


第六步:设备查询。当前登录人可按设备名称等条件查询设备的当前状态。


图书管理

打造学习型企业,对企业图书资料进行管理,实现文档资源有效利用,保障员工有效阅读与借阅。图书管理提供图书资料库设置、图书资料登记、图书资料审批、图书资料借出、图书资料归还、图书资料库及图书统计等功能。

图书登记

图书管理可由图书管理员建立图书资料库,创建资料库内容及使用资料范围,借阅期限等设置。


对图书根据图书资料库的分类进行图书的名称、编号、内容、库存等描述的登记,准备进行借阅。


图书借阅

   从图书资料库的分类中查找自己需要借阅的图书资料,点击借阅。


    填写借阅的基本信息描述,写明借阅的数量,发起借阅。


图书管理员收到借阅消息,确定是否存在库存和其他情况,审核借阅事项。


一旦借阅成功,在我的借阅库中就会看到曾经借阅的图书列表,在图书借阅过程中,消息会提醒借书者按时归还图书资料。


借书员工可以进行续借操作,阅读结束后可以通过图书归还板块办理图书归还事项。


图书统计

图书管理员可以根据图书情况和借阅情况,进行图书借阅情况统计。也可以根据各部门借书情况统计“最好阅读部门”等数据。


全文检索

随着各行业信息化建设的不断深入,各类信息也随之爆炸式地快速膨胀,而这些信息90%以上的为非结构化的信息,如各类电子文档、网页、多媒体内容等。那么,如何有效地管理与高效地利用这些非结构化的信息资源就显得尤为重要。协同管理平台的全文检索可以广泛应用在组织中,有序地管理组织内部各种格式、各种来源的信息,尤其是像新闻、公文、内部文档、网页等非结构化的信息。


系统提供独立的全文检索引擎,以支持对结构化数据(数据库)和非结构化数据(文档)自动生成词典索引,允许按照内容关键字进行跨模块的全文搜索。公文、文档、任务等模块的各类格式的文本数据通过索引生成索引文件,用户在前台通过WEB查询接口对系统内数据实现全文检索.

实现收发文的条件查询、全文检索,并提供相应的统计报表和打印等功能。系统提供专业、强大、快速的文档检索功能,提供丰富的组合检索条件,支持模糊查询,检索范围覆盖静态网页和存储在数据库的文档,检索结果与用户权限相结合。


Ø支持结构化数据源和网页、文档等非结构化数据源。

Ø支持增量索引和批量索引,支持索引内容抓取。

Ø支持语言分析和查询分析。

Ø所有均须经过权限系统过滤,确认检索人是否对检索结果拥有访问权限。

Ø支持系统中主要功能模块完成信息入库,检索的内容包括标题、正文、附件、时间和处理意见等,支持中文、英文字词的全文检索。




全文检索可以实现以下应用:

Ø能够实现对公文、文档、流程、附件等资料库及档案库中的相关信息进行全文检索功能。检索到的文档可进行转发、转办、打印、转拟稿、收藏等操作。

Ø全文检索功能具有分权限控制功能和系统日志功能。可以对授权允许的个人资料库进行全文检索。

Ø全文检索功能实现分授权、跨部门联合检索功能,能够实现按事项、按信息全文检索。经授权人员可直接进入相关部门平台或查询到授权部门的相关资料信息。

Ø支持office、PDF附件中的正文检索,支持附件压缩包正文检索。

Ø支持快速检索及全文检索两种检索方式。

Ø支持针对结果进行二次检索,及按时间/相关度排序。